Il tone of voice è uno degli elementi più importanti per la tua comunicazione, sia online che offline. È il modo in cui tu, il tuo brand o la tua azienda trasmettete il messaggio attraverso il linguaggio, lo stile e l’atteggiamento. Ecco perché imparare come definire il tone of voice può influire in maniera importante sulla percezione del pubblico nei confronti del tuo personal brand o del tuo marchio e quindi nel determinare la tua identità e il tuo posizionamento.

Con questo articolo provo a darti una serie di suggerimenti utili su come definire il tov, per aiutarti a creare una comunicazione efficace e coerente.

Cos’è il tone of voice o tono di voce

Partiamo dalle basi. Cosa vuol dire tone of voice?

Il tone of voice, o tono della voce è l’insieme delle caratteristiche espressive e stilistiche che contraddistinguono il modo in cui tu (come brand personale o come azienda) ti esprimi. Sia in forma scritta che parlata. Capirai quindi che il tov rappresenta la personalità del brand e l’atteggiamento nei confronti del pubblico. È dunque qualcosa di molto importante perché ha il potere di influenzare in maniera profonda come un messaggio viene percepito e interpretato.

Il tone of voice non si limita alla semplice scelta delle parole, ma include anche aspetti come il ritmo, la struttura delle frasi e l’uso di espressioni idiomatiche o figure retoriche. Perché la tua comunicazione sia efficace e distintiva è importante quindi definire e mantenere un tono di voce coerente e adatto al pubblico di riferimento e agli obiettivi del marchio.

Vediamo quindi qualche dritta per creare una comunicazione efficace e coerente.

Identificare il pubblico di riferimento

Il primo passo per definire il tone of voice è identificare il pubblico di riferimento. In questa fase hai bisogno di capire con chiarezza chi sono i destinatari del tuo messaggio e quali sono le loro esigenze, preferenze e aspettative. È fondamentale per essere efficace e coinvolgente.

Alcuni aspetti che devi considerare per identificare il pubblico a cui ti rivolgerai:

• Demografia: età, genere, reddito, istruzione, luogo di residenza;
• Personalità: valori, interessi, abitudini, stile di vita;
• Comportamento online: canali e piattaforme preferiti, interazioni e modalità di consumo dei contenuti.

Definire la personalità del brand

Una volta identificato il pubblico di riferimento è importante definire la personalità del brand, ovvero l’insieme delle caratteristiche e dei tratti distintivi che lo contraddistinguono e lo rendono unico.

Questo step è essenziale perché la personalità del tuo marchio deve riflettere i valori, la mission e la vision dell’azienda, oltre a permettere di instaurare un legame emotivo con il pubblico. Per farlo, si possono utilizzare archetipi, metafore e storytelling, che aiutano a trasmettere in modo chiaro e coinvolgente l’essenza del marchio.

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Leggi anche: Libri sullo storytelling: comincia da qui

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Scegliere lo stile di comunicazione

Lo stile di comunicazione è l’elemento che concretizza il tone of voice. Consiste nella scelta delle parole, delle frasi e delle espressioni utilizzate per trasmettere il messaggio.

Alcuni esempi di stili di comunicazione che possono definire il tono di voce sono:

• Formale: se scegli un linguaggio preciso, corretto e professionale, adatto a contesti istituzionali o legali;
• Informale: quando usi un linguaggio più colloquiale e spontaneo, che facilita la creazione di un rapporto diretto e amichevole con il pubblico;
• Divertente: se scegli di impiegare umorismo, ironia e giochi di parole per rendere la comunicazione più leggera e piacevole;
• Ispirazionale: quando opti per un linguaggio emozionale e suggestivo per motivare e coinvolgere il pubblico a livello emotivo.

Mantenere la coerenza

Come ti anticipavo prima, la coerenza è un fattore cruciale per garantire l’efficacia del tuo tone of voice. È importante usare una comunicazione uniforme e costante in tutti i canali e le piattaforme che scegli, sia online che offline. La coerenza permette al pubblico di riconoscerti facilmente e di instaurare un legame di fiducia nel tempo.

Per mantenere la coerenza, è utile:

• Creare un manuale di stile: un documento che definisce le linee guida e le regole da seguire in termini di linguaggio, stile e formato, da condividere con tutto il team e gli eventuali collaboratori esterni;
• Monitorare la comunicazione: verificare periodicamente che il tone of voice venga rispettato in tutti i contenuti prodotti, dai post sui social media ai materiali stampati;
• Formare il team: organizzare sessioni di formazione e aggiornamento per il team, per assicurarsi che tutti i membri siano allineati sul tov e siano in grado di applicarlo correttamente.

Adattare il tone of voice ai diversi canali e formati

Mantenere la coerenza non vuol dire però fare copia e incolla. Al contrario, è importante adattare il tone of voice in base al contesto, al canale e al formato usato. Ad esempio, la comunicazione su un social network come Instagram potrebbe richiedere un linguaggio più informale e visuale rispetto a un rapporto annuale o a una newsletter aziendale.

Alcuni suggerimenti per adattare il tone of voice:

• Analizza le specificità di ogni canale: cerca di comprendere le caratteristiche e le dinamiche di ogni piattaforma e adatta il linguaggio e lo stile di conseguenza;
• Considera le limitazioni tecniche: ad esempio, se Twitter impone un limite di caratteri per ogni tweet vorrà dire che dovrai usare un linguaggio più sintetico e immediato;
• Tieni conto delle preferenze del pubblico: adatta il tuo tono di voce alle esigenze e alle aspettative del pubblico specifico di ogni canale o formato.

Monitorare e aggiornare il tone of voice

Ogni volta che creiamo una strategia e iniziamo a lavorare in quella direzione cosa dobbiamo ricordarci di fare sempre? Monitorare! Analizzare l’efficacia del tone of voice nel tempo è fondamentale. Impara a raccogliere feedback e controllare i risultati della comunicazione.

Per farlo puoi usare strumenti di analisi come Google Analytics, sondaggi e insights degli account social per valutare l’impatto del tone of voice sul coinvolgimento e sulla percezione del pubblico. Sulla base di questi dati potrai scegliere poi se apportare modifiche e aggiustamenti al tone of voice per renderlo ancora più efficace e allineato alle esigenze del pubblico e agli obiettivi del brand.

Come avrai capito quindi, imparare come definire il tone of voice è un processo cruciale per costruire un’identità di brand forte e distintiva. Perché ti consente di instaurare un legame di fiducia con il pubblico, migliorare la percezione del tuo marchio e raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato/a. Gli step sono quelli visti insieme: identificare il pubblico di riferimento, definire la personalità del brand, scegliere lo stile di comunicazione, mantenere la coerenza, adattare il tov ai diversi contesti e monitorare i risultati.

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Buona comunicazione!